Recensent: Wouter van Dijk

Recordkeeping Informatics for a Networked Age, Frank Upward, Barbara Reed, Gillian Oliver en Joanne Evans.

Monash University Publishing, Clayton 2018.
ISBN: 9781925495881.

Paperback
288 pagina’s
$49,95 / €30,68

Digitale data is alomtegenwoordig in onze huidige samenleving. Met het boek Recordkeeping Informatics proberen de auteurs archivarissen en informatieprofessionals handvatten aan te reiken om te komen tot een betere archiveringspraktijk. Vooral de in ons huidige digitale en vernetwerkte tijdperk afgenomen bewijswaarde van in organisaties gecreëerde records zien zij als een bedreiging voor goed functionerende organisaties. Deze verslechtering van de archiveringspraktijk heeft ook gevolgen voor de wijze waarop overheden en samenlevingen functioneren. Zeker in het huidige post-truth tijdperk waarin feiten even maakbaar lijken te zijn als meningen. Waar een goed werkend geheugen ontbreekt, zijn recht- en bewijszoekende burgers, journalisten en uiteindelijk de rechtsstaat het kind van de rekening. De auteurs ijveren voor een terugkeer van de ‘gebundelde communicatie-uitingen’, zoals ze de werkprocessen graag omschrijven, naar een centrale positie in het geheel van activiteiten van een organisatie. De manier om dit voor elkaar te krijgen is door gebruik van de ideeën die samen het Recordkeeping Informatics-raamwerk vormen.

Drie van de vier auteurs, Upward, Oliver en Evans, zijn werkzaam bij Monash University en houden zich bezig met informatiemanagementvraagstukken. Reed is als zelfstandig informatieconsultant voor de informatieprofessional ook geen onbekende. Ze heeft veel gepubliceerd over hedendaagse archiveringsvraagstukken en de uitdagingen waarvoor de sector staat.

De Recordkeeping Informaticsbenadering waarom het in het boek draait, zo stellen de auteurs, stoelt op twee bouwstenen en drie facetten van onderzoek. De bouwstenen worden gevormd door informatievraagstukken te benaderen vanuit het perspectief van het Records Continuüm, om op die manier duurzaam toegankelijke en herbruikbare records te creëren, en door het belang van metadata om deze records vindbaar te houden. Hoe het archiveringssysteem specifiek ontworpen dient te worden, hangt af van een samenhangende analyse van drie onderzoeksaspecten; de informatiecultuur die er in een organisatie heerst, de werkprocessen die er uitgevoerd worden, en de wijze waarop toegang tot de records vereist is.

De auteurs leggen de nadruk op de omslag die gemaakt moet worden van het denken in enkelvoudige relaties tussen proces en archiefstuk naar een meervoudige gelijktijdige (continuüm) benadering die vrijwel doorlopend plaatsvindt. Dat is waardevol en broodnodig gezien de digitale netwerken die ons huidige informatielandschap bepalen. Voortdurend vinden wijzigingen en aanpassingen in archiefstukken plaats. Dit proces van onophoudelijke archivering met talloze toepassingen noemen de auteurs ‘nanosecond archiving’. Naast de moeilijkheden die de alomtegenwoordigheid van digitale toepassingen voor archivering met zich meebrengt, bieden deze nieuwe technische mogelijkheden ook kansen. Organisaties kunnen dan weer bezien worden vanuit een focus op de werkprocessen die er plaatsvinden, waarbij niet blindgestaard wordt op de geproduceerde eindproducten, die op zichzelf niet per se bewijswaarde hebben.

Het is echter jammer dat de ideeën van de auteurs erg abstract blijven en weinig concreet worden. De voorbeelden van hoe het niet moet zijn summier, en voorbeelden hoe het wel zou moeten zijn afwezig. Het helpt daarbij niet dat het boek zeer lastig leesbaar is. De auteurs hanteren erg ingewikkelde formuleringen om simpele dingen te zeggen en veelal worden termen als ‘archival dance’, ‘nanosecond archiving’, ‘cascading inscriptions’ en ‘simplexity’ geïntroduceerd zonder nadere toelichting, of volgt de toelichting pas vele pagina’s verderop. Wat een goed begrip tevens in de weg staat is het ontbreken van een index, toch geen overbodige luxe in een publicatie als deze, waarin de auteurs regelmatig verwijzen naar eerdere passages. Ook een literatuuropgave is niet aanwezig, en het notenapparaat is zeer beperkt. Waar voetnoten wel zijn gebruikt, verwijzen ze vaak naar volledige publicaties zonder nadere pagina-aanduiding, wat de waarde van de noten sterk verminderd wanneer de lezer deze wil gebruiken waarvoor ze bedoeld zijn.

Het boek is de uitwerking van een tienjarig proces waarin de auteurs hun ideeën over duurzame archivering ontwikkelden. In die tijd hebben ze verschillende artikelen geschreven die de principes van Recordkeeping Informatics uiteenzetten en veel helderder geschreven en daardoor toegankelijker zijn. [1] Het idee van de auteurs om de versnippering van beroepen in de informatiesector met een breed gedragen en toepasbaar model als Recordkeeping Informatics tegen te gaan, wordt door de slechte leesbaarheid en toegankelijkheid van het boek ondergraven. Dat is jammer. Fundamenteler echter dan de hierboven genoemde gebreken is dat veel van wat de auteurs schrijven over het belang van hun bouwstenen en onderzoeksfacetten helemaal niet zo nieuw is als ze doen voorkomen. De records continüumbenadering heeft onder professionals inmiddels een dominante positie verworven, en het onderschreven belang van metadata voor de vindbaarheid van archiefstukken is praktisch zo oud als de beroepsgroep zelf. Ook analyse van werkprocessen en het nadenken over toekomstige toegankelijkheid en gebruik van archiefstukken is niet uniek aan het Recordkeeping Informaticsraamwerk. Het benadrukken van het belang van toekomstige bruikbaarheid van archiefstukken bij de inrichting van archiveringssystemen is ook de kern van de Archiving by Design-gedachte, die al wat langer in zwang is. Informatiecultuur en single-mind

De prominente positie die in het model ingeruimd wordt voor onderzoek naar de informatiecultuur van organisaties is in de recordkeepinggemeenschap wel vernieuwend te noemen. Door de ideeën van de socioloog Giddens over het belang dat in gemeenschappen gehecht wordt aan gezaghebbende informatie toe te passen op organisatiestructuren, kan inzicht verkregen worden in de rol die archivering als proces in een organisatie speelt. Vanuit hierbij opgedane inzichten kan vervolgens gehandeld worden om die rol te verstevigen. Ook de nadruk die de auteurs leggen op het belang van een ‘recordkeeping single-mind’ is een pluspunt van het boek, al is ook dat niets nieuws onder de zon geven de auteurs zelf al aan. [2] Hiermee wordt gedoeld op het belang van een gedeelde opvatting onder informatieprofessionals inzake duurzame creatie, beheer en toegankelijk houden van gezaghebbende records. Een gedeeld referentiekader is onmisbaar in de tegenwoordige fluïde informatiewereld. Informatieprofessionals doen er goed aan dit in het achterhoofd te houden bij overleg tussen systeemontwerpers, recordmanagers en archivarissen. Uiteindelijk werken allen aan hetzelfde doel; duurzame toegankelijkheid van gezaghebbende archiefstukken.

De oproep beroepsoverstijgend te werk te gaan valt te prijzen, net als doel en opzet van het Recordkeeping Informaticsraamwerk zoals de auteurs dat schetsen. De vraag is echter of zij met dit boek hun opvattingen en de mogelijkheden van hun ideeën voor de recordkeepinggemeenschap ten volle benut hebben. Ik denk niet dat deze publicatie daarvoor de beste reclame is, hetgeen voornamelijk te wijten is aan het hoge theoretische gehalte en abstractieniveau van het boek en de taaie schrijfstijl. De waardevolle elementen zoals die hierboven aan de orde zijn gekomen, zijn toegankelijker en gemakkelijker verteerbaar te consumeren via de aangehaalde literatuur. Ik raad iedere informatieprofessional aan daar kennis van te nemen.

Wouter van Dijk

[1] G. Oliver e.a., ‘Achieving the Right Balance: Recordkeeping Informatics’, parts 1 & 2, Informaa Quarterly 25 nr. 1 (2009) 18-21 en 26 nr. 1 (2010) 42-52; ‘Recordkeeping Informatics: Re-figuring a Discipline in Crisis with a Single-minded Approach’, Records Management Journal 23 nr. 1 (2013) 37-50. Ook nuttig als samenvatting mét praktische casus is hun artikel ‘Multiple rights in records: the role of recordkeeping informatics’ in: C. Brown (ed.) Archival Futures (Londen 2018) 99-116.

[2] G. Oliver e.a., ‘A Background Paper for a Conversation on a Single Minded approach to Recordkeeping
Informatics’, (conferentiebijdrage), geen paginanummering aanwezig, zie paragraaf 7-9 (z.p. 2012). Digitaal
beschikbaar via http://ica2012.ica.org/files/pdf/Full%20papers%20upload/ica12Final00200.pdf.