Het jaarlijkse congres van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN) vond vorige week in Haarlem plaats. Een jubileumeditie deze keer, aangezien de KVAN dit jaar zijn 125-jarig bestaan viert. Het statige pand van de Philharmonie was het decor waar het grootste gedeelte van het programma zich afspeelde.
Natuurlijk stond tijdens de dagen van het congres het beroep van de archivaris ter discussie; wat zou de archivaris van de toekomst moeten kunnen, maar ook wat zou hij/zij vooral moeten uitbesteden aan andere professionals? Gezien de breedte van het programma moet voor een indruk voor de lezer volstaan hier een greep te doen uit de vele sprekers en bijeenkomsten die tijdens de conferentie de revue passeerden. Zo sprak bij opening van het meerdaagse congres Brewster Kahle, oprichter van het Amerikaanse Internet Archive. Deze particuliere instelling heeft zichzelf ten doel gesteld zoveel mogelijk kennis ter wereld gratis digitaal toegankelijk te maken. Kahle en zijn medewerkers digitaliseren hiertoe boeken, proberen het gehele internet te ‘archiveren’ door middel van het verzamelen van screenshots van alle hun bekende webpagina’s en digitaliseren en verspreiden daarnaast audio en videobestanden. Kahle riep op ondanks alle rechtenproblematiek waar archiefinstellingen in Nederland mee kampen simpelweg stukje bij beetje informatie digitaal openbaar te maken. Wanneer hier bezwaar tegen zou komen kun je het immers altijd weer offline halen, zo was zijn gedachte. Dit lijkt wat makkelijk gedacht, en dat bleek ook zo te zijn, want toen Kahle na zijn peptalk vragen uit de zaal kreeg over mogelijke auteursrechten bleek uiteindelijk dat het vooral de internetpagina’s zijn die hij onbeperkt verzameld, terwijl bij het digitaliseren en verspreiden van boeken, audio en video nog uiterst omslachtig tewerk gegaan moest worden.
Een andere spreker was dr. Michael Hollmann van het Bundesarchiv, het federale archief van Duitsland. Hij hield een ook voor historici erg interessant verhaal, waarbij het inging op verschillende problemen waarmee de Duitse archiefsector momenteel kampte. De twee opvallendste, weliswaar typisch Duitse, gevallen betreffen de openbaarheid van het NSDAP-lidmaatschapsarchief en de problematiek van het Stasi-archief uit de voormalige DDR. In het NSDAP-archief zijn alle namen te vinden van de personen die tijdens Hitlers bewind lid waren van de Nazi-partij. Hier zitten ook lidmaatschapsinschrijvingen tussen van nog levende personen. Het belang van historisch onderzoekers en de bescherming van de privacy van nog levende personen zijn in dit geval volstrekt aan elkaar tegengesteld. Een gulden middenweg is in Duitsland gekozen door het archief beperkt openbaar te maken voor wetenschappelijk onderzoek. Meer over deze problematiek is te lezen in het boek De laatste lichting van Malte Herwig. Het Stasi-archief is een geval apart, zoals Hollmann zijn toehoorders vertelde is het sinds enige jaren mogelijk voor mensen om het Stasi-archief te raadplegen, dit bevat talloze zeer uitgebreide spionagerapporten die de veiligheidsdienst van zijn eigen Oost-Duitse burgers maakte. Vermeende slachtoffers hebben nu zelf de mogelijkheid om te bekijken wat de beruchte dienst over hun schreef. Ook hier komt de, in Duitsland zeer strenge, privacywetgeving weer om de hoek kijken. Voordat iemand het dossier dat over hem of haar is aangelegd mag inzien moeten ambtenaren dit eerst volledig doornemen om te zien of er nog privacygevoelige informatie over andere personen in het dossier te vinden is. In deze gevallen moet deze informatie zwart gemaakt worden op een kopie van het dossier dat ter inzage gegeven wordt. Na inzage door de aanvrager moet echter ook deze gezwarte kopie van het dossier bewaard blijven om later aan te kunnen tonen wat men precies ter inzage heeft gegeven. Het archief dijt op deze manier dus enorm uit, en dat terwijl het Stasi-archief op zichzelf al 111 strekkende kilometer telt, waar de gehele collectie van het Bundesarchiv zo’n 340 km1 beslaat. Een gigantische onderneming dus.
Een andere spreker, dr. Coen Wilders van de Universiteitsbibliotheek Utrecht, vertelde over de vernieuwingen die de Utrechtse UB in haar digitale vindbaarheid doorvoerde de afgelopen jaren. Waar veel bibliotheken nog steeds uitgaan van hun eigen website met daarop hun eigen catalogustoegang, daar is de UB Utrecht door verschillende onderzoeken tot de conclusie gekomen dat het op deze manier aanbieden van informatie niet langer het gewenste effect heeft. Studenten zoeken steeds vaker via andere zoekmachines en hebben niet de universiteitswebsite als beginpunt bij de start van hun zoektocht naar informatie. In Utrecht heeft men daarom een tool bedacht die in de webbrowser van de student aangeeft of de UB het betreffende artikel of boek in haar collectie heeft, wanneer de student dit aantreft op een willekeurige website op het internet. Op deze manier brengt de UB Utrecht haar informatie naar de zoeker, in plaats van dat de zoeker naar het systeem van de instelling toe moet om de informatie te vinden. Een interessante ontwikkeling, die tot op heden echter nog geen navolging heeft gevonden bij andere universiteitsbibliotheken.
Dr. Ben Kafka, historicus en werkzaam aan New York University, hield een interessante lezing over het merkwaardige idee dat de afgelopen decennia gegroeid is dat wanneer werkprocessen gedigitaliseerd worden, ook het vervelende administratieve werk daarmee verdwijnt. Dit is natuurlijk niet waar, formulieren moeten nog steeds ingevuld worden, zij het tegenwoordig steeds vaker digitaal in plaats van op papier. Toch blijkt dat bij veel mensen het idee leeft dat wanneer er ‘gedigitaliseerd’ wordt, dit zal leiden tot minder van het vervelende bureaucratische ‘papierwerk’ dat in veel organisaties een belangrijk deel van de dagelijkse gang van zaken behelst. De onzichtbaarheid van het papierwerk leidt tot een ontkenning van het bestaan ervan. IT-bedrijven en ontwikkelaars van software werken gretig mee aan deze illusie, want hoe meer digitalisering hoe meer omzet voor hen. Nu is het in veel gevallen natuurlijk zo dat door automatisering van werkprocessen deze efficiënter en sneller gemaakt kunnen worden, maar de essentie van de geestdodende handelingen die het invullen van formulieren met zich meebrengen verdwijnen er niet door. Vanuit zijn achtergrond als onderzoeker van het ontstaan van de bureaucratie in de Franse Revolutie hield Kafka een sterk betoog voor de aanwezige archiefmedewerkers hier terdege rekening mee te houden, omdat hij ook bij veel van de aanwezigen proefde dat digitalisering min of meer als een heilige koe werd gezien. Zonder historische duiding en ordening is met een digitale brij echter niets te beginnen, verwaarloos dus ook de meer klassieke werkzaamheden in het archief niet was zijn boodschap.
Tijdens de drie dagen congres werd ook een tweetal boeken gepresenteerd, allereerst het vijftiende jaarboek van de Stichting Archiefpublicaties met als thema cartografie. Hierin wordt het maken van kaarten van allerlei kanten belicht, waarbij zowel aandacht is voor de historische component als voor het meer op het archiefvak gerichte beheer en behoud van de kaarten. Daarnaast werd het derde schetsboek van het Archiefatelierproject gepresenteerd. Hierin staat de digitale onderzoeksomgeving en –dienstverlening van archiefinstellingen centraal. Van beide boeken zal op deze website een recensie verschijnen. Al met al waren het enerverende dagen waarin tal van kopstukken uit de internationale archiefwereld in Haarlem hun opwachting maakten. Voor archiefmedewerkers, historici en informatieprofessionals was er genoeg te horen en te zien om weer met frisse en nieuwe ideeën een jaar aan de slag te gaan.
Wouter van Dijk