Nadat we gisteren op deze plek een verslag plaatsten van de eerste congresdag van de KVAN-dagen 2017 is het vandaag de beurt aan de afsluitende tweede dag. Na een kort welkom door voorzitter Hildo van Engen vertelde Teun de Bruijn van het Regionaal Archief Dordrecht de toeschouwers het een en ander over de stad, en ook over de koekjes die aan iedere spreker werden overhandigd, want waarom heetten die Schapenkopjes? Waar hebben Dordtenaren deze bijnaam aan te danken? Die naam danken de inwoners aan een legende uit de middeleeuwen, vertelde De Bruijn. Dordt was toen een rijke handelsstad die het stapelrecht bezat, het recht een belasting te heffen op alle goederen die de stad passeerden. Net als nu werd het betalen van belasting door niemand met plezier gedaan. Twee Dordtenaren die in de Alblasserwaard een schaap kochten probeerden de belasting dan ook te ontduiken en ontdeden een vogelverschrikker van zijn tenue en kleedden hun schaap aan. Zij arriveerden in de avond via de Riedijkspoort in de stad, en hielden het schaap bij de voorpoten omhoog zodat het op een derde metgezel leek. Helaas kon hun plan niet slagen, het schaap begon klagelijk te blaten en werd alsnog als schaap herkend waarna de mannen alsnog de belasting moesten betalen en sindsdien worden de inwoners van de stad schapenkoppen genoemd.

Op de tweede dag van het KVAN-congres werd de keynote verzorgd door Eppo van Nispen tot Sevenaer, directeur van de Stichting Collectieve Propaganda van het Nederlandse Boek (CPNB). Met een achtergrond die stevig geworteld is in de zo vergelijkbare maar toch ook zo verschillende bibliotheeksector hield Van Nispen een gloedvol betoog over het waarom en hoe archiefdiensten hun publiek beter moesten zien te bedienen. En niet alleen hun bestaande publiek, het is zaak juist nieuw publiek aan te boren, en hoewel dat eenvoudiger gezegd dan gedaan is, vuurde Van Nispen met hoge snelheid activiteiten, ideeën en tips op zijn publiek af hoe dat voor elkaar te krijgen. In een even interessante als vermakelijke presentatie wist de spreker bij zijn publiek zeker een gevoelige snaar te raken. In de archiefsector zijn er velen die zich ervan terdege bewust zijn dat het beeld dat onder het publiek van archieven bestaat wel wat opgevijzeld mag worden. De vraag is alleen tot op welke hoogte individuele archiefdiensten zich dergelijke ‘frivoliteiten’ kunnen veroorloven, naast alle wettelijke taken waaraan men zo goed mogelijk wil voldoen. Ook hier echter geen excuses volgens Van Nispen, evenementen en innovatie hoeven lang niet altijd (veel) geld te kosten, dus ook hier is het devies; gewoon doen!

In één van de hierop volgende parallelsessies in het thema Publiek/privaat vertelde Karin van Stigt over het community archive dat momenteel in Amsterdam Zuidoost gevormd wordt. De mensen in de Bijlmer zijn samen met Imagine IC alweer enkele jaren bezig een ‘archief’  bijeen te brengen van de gemeenschap waarin zij leven en de vele culturen waaruit die gemeenschap bestaat. Archief tussen aanhalingstekens omdat het hier niet om een archief gaat dat ontstaan is als gevolg van documenten die uit werkprocessen ontstaan zijn, maar om zowel tekstdocumenten als objecten die iets over de smeltkroescultuur in de Bijlmer zeggen. In feite een collectie, maar tevens met objecten, legde Van Stigt uit. Het participatieve archief dat op deze manier gevormd werd, bestaat uit bijdragen van honderden mensen uit de buurt. Met het Stadsarchief Amsterdam en het Tropenmuseum en Amsterdam Museum lopen gesprekken om het archief in bewaring te nemen. Waar het archief dan fysiek gesplitst zou worden in een deel met documenten en een deel met stukken zou de collectie digitaal dan weer samengebracht moeten worden. Wat Van Stigt de aanwezigen meegaf is dat het erg veel energie en inspanning vergt om op een manier als deze een particulier archief te vormen en duurzaam te bewaren. De relatie met de bewoners/archiefvormers moet onderhouden worden en daar gaat veel tijd in zitten. Betrokkenheid en representativiteit zijn sleutelbegrippen in het werken met een dergelijk community archive. De betrokkenen moeten het gevoel hebben en houden dat wat ze doen met het vormgeven van het archief van belang is voor hun buurt, hun gemeenschap, kortom henzelf.

Een van de meest verrassende sessies van de dag was die van Vincent Robijn, gemeentearchivaris van Archief Eemland, hij vertelde namelijk geen succesverhaal, maar deelde juist de lessen die hij leerde van een project dat is geflopt. De titel van zijn sessie was ‘het proberen waard’, een mooie woordkeuze, aangezien het project dat onder de loep werd genomen ‘Het Bewaren Waard’ heet. In zijn sessie nam hij het publiek mee in drie jaar experimenteren met publieksparticipatie bij Archief Eemland. Het Bewaren Waard ontstond uit het idee dat iedereen op zolder een schoenendoos bewaart met persoonlijk archief dat vaak niet in aanmerking komt voor opname bij een archiefdienst. Op het platform Het Bewaren Waard dat Archief Eemland in 2013 in samenwerking met Picturae lanceerde konden gebruikers de gedigitaliseerde inhoud van hun schoenendozen bewaren, ontsluiten, met elkaar delen en koppelen aan bestaande online archiefcollecties. Zo hoefden oude foto’s, brieven of dagboeken niet op zolder bewaard te worden in een schoenendoos, maar was er voor dit materiaal op Het bewaren waard de mogelijkheid dit persoonlijke archief digitaal veilig te bewaren en te delen met anderen.

Doel van Het Bewaren Waard was voor Archief Eemland het ontwikkelen van een nieuwe vorm van dienstverlening, maar ook het onderzoeken hoe aan de nieuwe rol als ‘participatief archief dat middenin de samenleving staat’ invulling gegeven kan worden. De ambities waren groot: gemikt werd op minstens 150 actieve gebruikers en 40.000 unieke bezoekers voor de website. De werkelijkheid bleek echter anders. Ondanks veel aandacht en enthousiaste reacties is Het Bewaren Waard geen succes geworden. Er was veel media-aandacht in de regionale pers en er werd ook flink de boer op gegaan met het product. Zo werden stands ingericht op de 50 Plus Beurs in de Jaarbeurshallen en de plaatselijke 55 Plus Beurs in Amersfoort.  Samen met Europeana werd een inzameldag georganiseerd rondom materiaal voor de Eerste Wereldoorlog. Toch mocht deze marketingmix niet baten, het project sloeg niet genoeg aan en het archief besloot per 1 maart 2017 het platform offline te halen. Waarom kwam de website niet genoeg van de grond? Het antwoord heeft het archief samen met Mariam Heijne geprobeerd te zoeken. Heijne was tijdens de introductie van het platform stagiaire bij Archief Eemland en student aan de Reinwardt Academie. Binnen het onderwijsprogramma ArchiefAteliers werkte zij aan de leerlijn Documenteren van de samenleving.

Tijdens haar onderzoek stond de volgende vraag voor haar centraal: wat documenteren mensen uit zichzelf en wat is hun motivatie om hun schoenendoos bij Het bewaren waard onder te brengen? Het bewaren waard zorgt immers ook voor een rolverschuiving van het archief: van acquireren naar faciliteren. Met behulp van de Canadese archiefadviseur Laura Millar stelde Heijne vast wat de knelpunten van het project waren. Allereerst gaf Het Bewaren Waard een onduidelijke boodschap aan de mensen, door Robijn de zogenoemde archiefverwarring. Deze archiefverwarring bestond eruit dat voor het publiek niet duidelijk was voor wie zij hun materiaal in de digitale schoenendoos onderbrachten: voor het archief of voor henzelf. Ook benoemde Robijn de archiefbescheidenheid, het gevoel onder mensen dat hun persoonlijke archief niet belangrijk genoeg was om in een project als Het Bewaren Waard onder te brengen. Daarnaast speelde ook privacy-redenen een rol, niet iedereen wilde zijn persoonlijke herinneringen op het internet delen. Waar gebruikers het platform niet massaal gebruikten, maar wel positief reageerden op het initiatief was dat onder archiefcollega’s niet anders. Archieven vonden het idee mooi, maar haakten zelf niet aan. Het idee was immers er een landelijk platform van te maken.

Wat heeft de doorslag gegeven dat het project niet slaagde? Dat blijft gissen. Was het archief zijn tijd ver vooruit, zocht het een oplossing voor een probleem dat bij het grote publiek niet leefde of was het iets anders? De zichzelf documenterende samenleving bleek in ieder geval niet zo van het archiveren. Wellicht lag de moeilijkheid in het zoeken van voldoende publiek ook wel in het creëren van een community in plaats van het werken met een bestaande. Desalniettemin is er veel geleerd van het project en is het archief een aantal mooie archiefstukken rijker geworden, hoewel het meeste materiaal niet in de collectie is opgenomen, maar weer aan de mensen is teruggeven. Én Archief Eemland is niet bij de pakken neer gaan zitten, maar werkt nog steeds met veel plezier met het participerende publiek, maar dan in andere meer succesvollere vormen. Zo worden kleine tentoonstellingen met gastconservatoren in het archief georganiseerd en wordt het publiek betrokken bij de hotspotmonitor.

In de middag was er weer een keur aan parallelsessies, privacy en archieven waren het onderwerp van de volgende sessie binnen de programmalijn Transparantie. Noor Schreuder en Erik Kraai van het Nationaal Archief namen hun publiek mee in een discussie over de overeenkomsten en verschillen tussen het bestaande archiefrecht en de nieuwe Europese privacyverordening die in 2018 van kracht zal worden. Ze deden dit aan de hand van stellingen, die aanvankelijk nogal voor verwarring zorgden bij de aanwezigen omdat men verwachtte voorgelicht in plaats van bevraagd te worden. Naarmate de stellingen toegelicht werden en de sprekers hun expertise deelden kwamen er ook vanuit de zaal interessante aanvullingen en opmerkingen los. Een belangrijk aspect van de nieuwe verordening is dat het recht van burgers op het laten wissen van persoonlijke gegevens in documenten niet zover zal voeren dat archiefdiensten te maken zullen krijgen met incomplete stukken. In de verordening vormt archivering in het algemeen belang een belangrijke grond van uitzondering op dit vlak. Een andere interessante verandering is dat onder de verordening bepaalde beperkt openbare stukken wel ter inzage gegeven mogen worden wanneer dat met het doel van ‘historisch onderzoek’ is. Dat is heel wat laagdrempeliger dan het ‘wetenschappelijk onderzoek’ dat nu nog in het recht geldt. De verordening die allereerst gericht is op meer privacybescherming van burgers kan paradoxaal genoeg dus ook meer openbaarheid tot gevolg hebben.

De Algemeen Rijksarchivaris Marens Engelhard vertelde vervolgens over de precaire situatie van archiefdiensten tussen het openbaarheid eisende publiek en de hiervoor op sommige vlakken wat terughoudende overheid. Hij deelde hierbij een aantal casussen waarbij het Nationaal Archief de afgelopen jaren voorzichtig moest opereren vanwege de grote gevoeligheid van informatie. Hieruit bleek eens te meer de belangrijke publieke taak die archiefdiensten hebben als hoeder van openheid en transparantie, op het vlak van overheidshandelen en het bewaren van een zuiver en representatief beeld van de dagelijkse gang van zaken in de samenleving, maar ook van hevige emoties oproepende hotspots.

Ook was er die middag wederom ruimte voor excursies, zo werd net als de vorige dag een bezoek gebracht aan Het hof van Nederland en konden bezoekers dit keer ook het Dordrechts Museum aandoen. Het Dordrechts Museum toont momenteel een grote tentoonstelling met het mooiste werk van dierenschilder Aert Schouman: Een Koninklijk Paradijs – Aert Schouman en de verbeelding van de natuur. Hoogtepunt van de tentoonstelling is de complete kamerbeschildering van Willem V uit Huis ten Bosch met daarop zijn bijzondere dierenverzameling. Deze kamer in het rond is onlangs gerestaureerd en nu nog één keer in het Dordrechts Museum te bewonderen, voordat ze weer binnen de muren van het toekomstige woonpaleis van koning Willem-Alexander en koningin Máxima verdwijnt. Behalve de Schouman-tentoonstelling besteedt het museum momenteel ook aandacht aan haar eigen verleden met de tentoonstelling Spiegel voor het verleden. Oude tijden herleven tijdens deze jubileumtentoonstelling van de Vereniging Oud-Dordrecht, die zo’n 125 jaar geleden werd opgericht om het rijke Dordtse verleden te tonen in een eigen historisch museum in de Groothoofdspoort – de locatie waar maandagmiddag de borrel werd georganiseerd.

Terug naar de inhoudelijke sessies, de workshop ‘Dichten van de kloof tussen vraag en aanbod’ leek veelbelovend, maar kwam moeizaam op gang. Na een introductie werd de zaal in drie groepen verdeeld en kon aan de slag worden gegaan om binnen een bepaalde opdracht een product te bedenken. Eén van de groepen legde de focus op het vertalen van de collectie naar een breed publiek. Hoewel er geen begeleiding was voor deze groep en men als het ware in het diepe werd gegooid ontstonden zo de leukste ideeën. Onder het motto het publiek op te zoeken op momenten waarop je ze als archief kunt bereiken, bijvoorbeeld de huizenkopers bij hun jacht naar een nieuwe woning met bouwtekeningen en oude foto’s of de grootouders te prikkelen met het uitpluizen van hun stamboom bij de geboorte van een kleinkind, werd enthousiast aan de slag gegaan. Er werd geopperd dat het regionale archief voortaan een bijdrage moest leveren aan de Blije Doos. Het op zoek gaan naar publiek werd zelfs nog verder getrokken van momenten waar je het brede publiek kunt vinden naar fysieke plekken, zoals de plaatselijke supermarkt. Zou het niet leuk zijn voetbalplaatjes te maken aan de hand van historische foto’s uit de regio: spaar alle molens in de Zaanstreek. Aan creativiteit en ideeën onder de archivarissen was geen gebrek, maar sturing tijdens de sessie helaas wel. De sessie kwam zonder terugkoppeling van de verschillende groepen aan elkaar abrupt tot een einde.

Een duidelijker boodschap kwam naar voren tijdens de paneldiscussie over vriendenstichtingen onder leiding van Bert de Vries (directeur Stadsarchief Amsterdam) met Annemarie Dalenoord (relatiemanager Fonds en Vrienden Catharijneconvent), Lita Wiggers (directeur Regionaal Historisch Centrum Limburg) en Joyce Pennings (coördinator Stichting Vrienden Het Utrechts Archief). Er werd openhartig gesproken over het nut van een vriendenstichting en de investering die in zinvolle werving gestoken dient te worden. Opvallend was dat de Vriendenstichtingen van de archieven relatief kleinschalig waren. Het Utrechts Archief sprak over zo’n 125 vrienden, Stadsarchief Amsterdam over ruim vierhonderd en het Regionaal Historisch Centrum Limburg over zo’n 180. Daarbij kan worden aangetekend dat alleen de vrienden van het Stadsarchief de laatste tijd zijn toegenomen. De vrienden van Het Utrechts Archief zijn zelfs sterk gedaald. Maar is het dan niet belangrijk om in te zetten op vriendenwerving om de aantallen op te krikken aangezien een deel van het vriendenbestand ook letterlijk met uitsterven bedreigd is? Dat ligt eraan, voor de inkomsten hoef je het niet te doen stelt De Vries. Zijn vrienden worden voor de veertig euro per jaar namelijk flink in de watten gelegd met drie openingen en rondleidingen per jaar door een conservator. Toch wordt de financiële steun van vrienden niet geheel van de kaart geveegd, zo omarmd Het Utrechts Archief het nieuwe crowdfundingplatform Voor De Kunst voor het inzamelen van geld voor tijdelijke projecten. Hiermee zegt Pennings ook gemakkelijker steun te vinden bij een jonger publiek, omdat zij zich vaak niet willen binden maar wel incidenteel hun steentje willen bijdragen. Dalenoord benadrukt het belang van het bieden van een tegenprestatie, zoals bijvoorbeeld een interessant (lezingen)programma voor vrienden. De Vries kan zich hierin vinden en onderzoekt met het Stadsarchief Amsterdam de mogelijkheid om een groot aantal niet betalende vrienden bij elkaar te brengen om zo een groot publiek aan het archief te verbinden. Ook Wiggers ziet weinig in de financiële opbrengsten van de vrienden, maar wat betreft netwerk en kennis betalen ze zich meer dan terug. Vrienden zijn immers niet zo zeer donateurs, maar met name ambassadeurs van de organisatie. Hoewel de vriendenstichtingen over het algemeen vaak zijn opgericht met het idee om op een eenvoudige manier financiële steun voor incidentele projecten in te kunnen zamelen, zijn de stichtingen zich steeds meer aan het omvormen van een financieel appeltje voor de dorst tot een adviesraad. Vrienden bemoeien zich met de programmering van het activiteitenprogramma van het archief en de dienstverlening an sich. Op deze manier worden vrienden nuttige adviseurs die ervoor kunnen zorgen dat het archief beter aansluit bij de service die de doelgroep verwacht te krijgen.

Die service is ook onderdeel van de daaropvolgende sessie over een gastvrij archief en de kunst mensen het gevoel te geven welkom te zijn. In deze sessie nam Jeroen van Hattum van de Hostmanship Group het publiek mee in een wereld waarin iedereen zich welkom voelt. Service is in die wereld vanzelfsprekend, gastvrijheid is juist datgene dat extra wordt gedaan en ervoor zorgt dat men zich welkom voelt. Hostmanship gaat over acties en gedragingen. De kerngedachte van Hostmanship is jezelf, elkaar en anderen welkom heten. Van Hattum hamerde er in de sessie ook op niet aan clichés vast te houden, dus niet ‘behandel de ander zoals je zelf behandeld wilt worden’, maar ‘behandel de ander zoals die behandeld wil worden’. Hoe kom je daar achter? Maak gebruik van je fingerspitzengefühl en neem de zes tips van Van Hattum ten harte; stel je dienstbaar op, overzie het geheel, voer de dialoog, neem verantwoordelijkheid, beheer en deel kennis en toon compassie.

Daarmee kwamen de KVAN-dagen 2017 tot een einde, en werden de deelnemers met een grote hoeveelheid aan nieuwe inzichten en ideeën richting de afsluitende borrel gedirigeerd. We kunnen in ieder geval concluderen dat ook dit jaar de KVAN-dagen zorgden voor genoeg stof tot nadenken en doen tot het volgende congres zal plaatsvinden, dat in Venlo gehouden zal worden.

Wouter van Dijk en Vera Weterings

Lees ook het verslag van de eerste dag van de KVAN-dagen.