“Hoe dichter bij Dordt… hoe mooier het wordt.”
Zo luidden de woorden van Koning Willem-Alexander tijdens zijn bezoek aan Dordrecht tijdens de eerste Koningsdag nieuwe stijl in 2015. Dat Dordrecht een mooie stad is, daar kan de Nederlandse archiefwereld na deze week niet meer omheen. Het jaarlijkse congres van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN) startte gisteren, maandag 12 juni, namelijk in Dordrecht. De KVAN organiseerde het congres dit jaar samen met het Regionaal Archief Dordrecht en koos voor de voormalige elektriciteitscentrale als locatie voor het evenement. Sinds 2013 zijn een aantal instellingen in deze culturele hotspot van Dordrecht te vinden waardoor de voormalige energiehallen zijn getransformeerd tot concert-, theater- en popzalen, leslokalen, studio’s, ateliers en vergader- en loungeruimten. Op 12 en 13 juni is het Energiehuis de congresvloer voor de Nederlandse archiefwereld tijdens de 126e editie van de KVAN-dagen, georganiseerd met als thema Publiek?! In dit industriële pand zijn de bouwstijlen uit begin 1900 zichtbaar gebleven waardoor de functie als voormalige elektriciteitscentrale niet vergeten wordt. Niet alleen de industriële uitstraling van de ruimtes herinnert hieraan, maar ook de namen van de zalen, zoals Ketel 1 en Machine 3.
Het is in Machine 3 dat de KVAN-dagen worden afgetrapt, dit jaar is ervoor gekozen om het publiek, hetgeen waar archieven hun bestaansrecht aan ontlenen, als thema te kiezen: publiek met een vraagteken en een uitroepteken. In verschillende sessies zal worden onderzocht welk leesteken het beste achter dit thema gekozen kan worden. De programmalijnen Dienstverlening, Transparantie en Publiek/privaat gaan dieper in op verschillende facetten die met de voortdurende behoeften van dit publiek te maken hebben. Wat kunnen archieven leren van elkaar én van andere erfgoedinstellingen zoals musea en bibliotheken?
Keynote speaker van de dag was Andrew Payne, hoofd publiek en educatie bij de National Archives in Kew, Groot-Brittannië. Payne richtte zich in zijn bijdrage op de zichtbaarheid of eigenlijk juist onzichtbaarheid van archieven in de samenleving. Hij illustreerde dit op een even pijnlijke als grappige manier door een anekdote van een uitstapje van hemzelf en zijn team te vertellen. Met de kerstdagen waren de archiefmedewerkers een avondje naar een stand-up comedian geweest. Het was net na de bankencrisis van 2008 en op de voorste rijen van de zaal bevond zich personeel van de Bank of England, dat moest het natuurlijk verbaal ontgelden en grap na grap incasseren. Vervolgens richtte de grappenmaker zijn aandacht echter op Payne met de vraag wat hij dan wel deed voor de kost. Toen hij vertelde dat hij voor het nationaal archief werkte werd het even pijnlijk stil op het podium, waarna de comedian een ander slachtoffer zocht. Juist het feit dat het een professionele grappenmaker blijkbaar niet lukt een grap te verzinnen over een archiefmedewerker illustreert volgens Payne de grote onwetendheid die er bij het grote publiek heerst over archieven en wat het personeel daarvan doet. Hij pleitte dan ook voor meer zichtbaarheid, en dan vooral online vanwege het vele malen grotere bereik dat je hebt bij digitale acties dan fysieke evenementen. Desalniettemin draagt ook het fysiek organiseren van bijeenkomsten en activiteiten bij aan een verbeterde zichtbaarheid en daarmee kennis van de organisatie onder een breder deel van de bevolking. Doel hierbij is uiteindelijk een groter gebruik van de collecties, want daarom worden al die kilometers archief natuurlijk bewaard.
Na het inspirerende verhaal van Andrew Payne over onder andere Magna Carta, de Swinging Sixties en de Eerste Wereldoorlog nam de rest van het dagvullende programma een aanvang. Een van de sessies binnen het thema Dienstverlening richtte zich op de digitale onderzoeksomgeving van archieven en het vergroten van hun digitale zichtbaarheid. Wietske van den Heuvel, Janna Leguijt en Harriet de Man gingen met het publiek in gesprek over manieren waarop je het beste je bereik als archiefdienst zou kunnen vergroten, hoe je het best je onderzoeksomgeving zou kunnen laten aansluiten bij wat onderzoekers daarvan verwachten en hoe je dit praktisch zou kunnen vormgeven. Hoewel dit zeker urgente vragen zijn die spelen in de sector kwam de sessie helaas niet helemaal goed uit te verf, mede door het strakke tijdschema. Na de inleidende presentaties van de sprekers was het de bedoeling dat de toehoorders in groepjes antwoorden zouden formuleren op deze vragen. Hoewel iedereen zijn best deed kwamen er bij de daaropvolgende bespreking, misschien vanwege het korte tijdsbestek, toch vooral een hoop open deuren en gemeenplaatsen langs die allemaal even nuttig als voor de hand liggend waren.
In ‘De magische wereld van de archivaris’, een sessie uit de lijn Publiek/privaat, vertelde Mirjam Schaap van het Stadsarchief Amsterdam over de initiatieven die daar genomen zijn om het acquireren van digitale particuliere archieven vorm te geven. Een interessant voorbeeld was de acquisitie van het archief van de maagdenhuisbezetters van 2015, waar Schaap nauw bij betrokken was en is. Ze vertelde over de moeilijkheden die dat project met zich meebracht, zowel op archiefniveau met een geheel andere structuur dan ‘we’ gewend zijn bij archieven, als op praktisch niveau, met steeds elkaar opvolgende studentenverenigingsbesturen die het niet nodig achtten elkaar op de hoogte te brengen van welke archiveringspogingen dan ook. Zaak is wel gewoon te beginnen met actieve acquisitie vertelde Schaap, digitaal archief is immers vluchtig, zeker op internet, en kan na een jaar of twee alweer praktisch onvindbaar zijn. Begin wel klein, want als je de digitale acquisitie gepaard wil laten gaan met een goed relatiebeheer ten opzichte van de archiefvormer vergt dat veel inspanning.
In de sessie ‘Digitale dienstverlening op maat’ werd vervolgens FelixArchief Antwerpen als casus genomen. Dit Vlaamse archief gebruikt sinds 1999 de website als de motor van haar dienstverlening en zette zich sinds 2006 volop in voor digitalisering. Bij het ontwikkelen van hun nieuwe site hebben zij antwoord gezocht op vragen als wie zijn onze klanten? Wat vinden zij belangrijk? Wat verwachten ze van ons? Dit onderzoek resulteerde in zeven heldere klantprofielen die het archief sindsdien gebruikt om de dienstverlening op aan te passen. Zo is ervoor gekozen dat men bij het zoeken naar een adres moeite moet doen om niet bij een bouwdossier uit te komen, dit om de ‘verbouwer’ – zo’n twee-derde van het publiek –beter van dienst te kunnen zijn. De ‘verbouwers’ willen hun benodigde archiefmateriaal immers ‘snel en zonder moeite’. Voor elk klantprofiel had het archief een eenvoudige slogan bedacht zodat intern eenvoudig getoetst kon worden of men aan de wensen van het beoogde publiek voldeed. Zo wil de onderzoeker alles zien; de student wil Google en digitaal; de genealoog wil zijn dienstverlening gezellig en gemakkelijk; de politieke gebruiker betrouwbaar en beveiligd; de interne medewerker snel en geïntegreerd; en de heemkundige houdt van gemakkelijk te vinden en interessant.
Filip Boudrez presenteerde vervolgens de werking van het Antwerpse e-depot voor interne medewerkers aan de aanwezigen. Bij het FelixArchief is het beheer dusdanig ingericht dat ook de ambtenaren van de verschillende overheidsdiensten binnen de gemeente Antwerpen moeiteloos voor hun dagelijkse werkzaamheden gebruik kunnen maken van de faciliteiten van het e-depot. Wel is de situatie in Antwerpen wat anders dan in Nederland, er wordt in België nauwelijks gebruik gemaakt van Document Management Systemen, in plaats daarvan maken veel medewerkers mappenstructuren aan in de Windows verkenner. Door middel van XML-schema’s zorgt men er bij het Felix Archief voor dat de archiefstukken met hun oorspronkelijke metadata in het e-depot terecht komen. Vervolgens wordt deze informatie met behulp van nadere toegangen toegankelijk gemaakt voor eindgebruikers, van onderzoekers tot medewerkers en journalisten, al naar gelang de openbaarheid het toelaat natuurlijk.
In het middagprogramma was ook ruimte voor excursies, zo kon onder begeleiding van een gids een bezoek worden gebracht aan Museum Huis van Gijn en het Hof van Nederland. Het Hof, in het hart van historisch Dordrecht, bevindt zicht op de locatie van het voormalige Augustijnenklooster. Het Hof in Dordrecht is echter vooral bekend als dé plek waar in 1572 de Eerste Vrije Statenvergadering plaatsvond en in 1618 met de Synode van Dordrecht dé plek waar besloten werd de Statenbijbel op de markt te brengen, waarmee een einde werd gemaakt aan een conflict binnen de protestantse kerk. Sinds 2015 is het Hof van Nederland ook de plaats waar iedereen kennis kan maken met de geschiedenis van Dordrecht. Voorheen kende Dordrecht nog geen historisch museum en in dat Hof van Nederland is ook het Dordrechts Archief te vinden.
Museum Huis van Gijn is te vinden in de historische haven van Dordrecht. In dit statige pand aan de Nieuwe Haven in Dordrecht woonde bijna zestig jaar Simon van Gijn, een bankier uit Dordrecht. In zijn testament bepaalde hij dat het huis na zijn dood voor het publiek moest worden opengesteld en zo geschiedde het. Belangrijk was dat het interieur zo veel mogelijk intact zou blijven. Helaas kregen verschillende vertrekken bij de inrichting van het museum andere bestemmingen. Na een grote verbouwing tussen 1999 en 2001 is het huis weer zo veel mogelijk in de staat gebracht waarin Van Gijn het tot 1922 bewoonde. Dit werd mogelijk gemaakt door de informatie die werd gehaald uit restjes behang en textiel, interieurfoto’s en niet te vergeten notitieboekjes van Van Gijn.
Terug naar de verdiepende sessies in het Energiehuis, hier werd onder andere gesproken over het bereiken van nieuw publiek. Veel archieven worden de laatste jaren namelijk geconfronteerd met teruglopend fysiek bezoek. In rondetafelgesprekken werd samen met vertegenwoordigers uit de culturele en educatieve sector ingegaan op manieren om het (nieuwe) publiek te bereiken en te behouden. Zo deelde Tijs van Ruiten van het Onderwijsmuseum de manieren waarop zij als museum anders dan in Rotterdam verschillende doelgroepen in huis halen. Waar zij in Rotterdam vanuit de gemeente de opdracht kregen vooral Rotterdamse scholen te bedienen richten zij zich in Dordt op een veel breder publiek: zij trekken eropuit en vertellen verhalen bij verzorgingstehuizen, halen Pabo-studenten in huis en bieden een dagje uit voor zowel families als de nostalgische vijftigplusser. Ook Tijn Pieren, marketeer DOMunder, deelde zijn ervaringen met het bereiken van publiek. Hij vertelde over hoe DOMunder een archeologische belevenis biedt met behulp van archiefstukken. De geschiedenis van de stad Utrecht wordt onder de grond verteld en de bezoeker gaat zelf met een zaklamp op zoek naar de objecten die het verhaal vertellen. De vraag is alleen; is zo’n belevenis ook iets waar je als archief naartoe moet gaan? Een vraag die in een sessie later die middag een vervolg kreeg.
Zo stonden Peter Blom (Zeeuws Archief), Mirjam Timmerman (CODA Archief), Klaas Zandberg (Historisch Centrum Leeuwarden) en Luud de Brouwer (Regionaal Archief Tilburg) samen op het podium tijdens de sessie ‘openingstijden, digitaal of museaal?’ In deze sessie werd gediscussieerd over hoe ver een archiefinstelling zich van zijn kerntaken moet verwijderen, waarbij De Brouwer zich sterk verzette tegen de museale activiteiten van zijn collega’s, volgens hem zitten kijkers vooral in de musea, terwijl het archiefpubliek juist doeners zijn. Als archivarissen kunnen we ons dan ook beter focussen op de dienstverlening en dan met name de digitale dienstverlening, een digitaal publiek is immers ook een publiek.
Een van de laatste sessies van de dag was een drievoudige presentatie over exposities en educatie bij archiefinstellingen en hoe deze kunnen bijdragen aan een betere zichtbaarheid en een groter gebruik van de collecties. Andrew Payne uit het hart gegrepen zou je zeggen. Bernadine Ypma (Het Utrechts Archief), Jacueline van der Mark (Nationaal Archief) en Ludger Smit (Stadsarchief Amsterdam) vertelden over specifieke projecten waaraan gewerkt werd bij hun archief. Zo is men in Utrecht druk bezig met een volledig vernieuwde inrichting van het publiekscentrum in het hartje van de stad, waar al meer dan 200.000 mensen kennis hebben gemaakt met het werk van het archief en de geschiedenis van de stad. Ook presenteert men binnenkort een expositie met affiches van de Jaarbeurs, vanwege het 100-jarig jubileum van dit Utrechtse icoon. Van der Mark richtte zich specifiek op de kracht van educatie van schoolklassen. Het voorbeeld dat zij aandroeg betrof de VOC-tentoonstelling in het Nationaal Archief, en het plezier dat hierbij met het overbrengen van informatie aan de kinderen gepaard gaat. Het is zaak dat de geschiedenis op een onderhoudende en enthousiasmerende manier gebracht wordt, dan blijft de gedeelde kennis ook beter hangen. De geschiedenis die je wilt vertellen moet beleefbaar zijn, dan krijg je mensen mee, stelde Ypma. Smit vertelde hoe in het geval van Amsterdam tentoonstellingen en archiefcollecties elkaar kunnen versterken. Door in het archief op zoek te gaan naar markante verhalen of juist heel specifieke feitjes, kun je in een tentoonstelling heel concreet aantonen wat het belang en de waarde van archieven is. In zijn voorbeeld van de Breitner-tentoonstelling van enkele jaren geleden kwam dit mooi naar voren.
Aan het einde van de middag kwamen alle archivarissen in Machine 3 bij elkaar voor de overhandiging van het eerste exemplaar van de bundel Values in transition aan Vincent Robijn, één van de trekkers van het jubileumcongres vorig jaar. Ook voor alle aanwezigen was een exemplaar van dit handzame boekje beschikbaar. Hiermee kwamen de inhoudelijke parallelsessies tot een einde, maar nog niet de KVAN-dagen als geheel. Vandaag is de laatste dag van het congres, waarvan te zijner tijd ook hier weer verslag zal worden gedaan.
Wouter van Dijk & Vera Weterings
Lees ook het verslag van de tweede dag van de KVAN-dagen.
Pingback:
KVAN-dagen 2017 deel 2 |